CMS Drupal – помощник в создании корпоративной информационно-управляющей системы

28.09.2010 19:48

Если вернуться к истории создания программного продукта Drupal, то здесь нужно вспомнить, что первоначально он был создан (в 2000 г.), как программа для управления внутренним сайтом. Она обеспечивала функционирование маленькой локальной сети, которая позволяла нескольким студентам, применяя один модем, пользоваться интернетом. Разработчик этой программы, Дрис Байтаерт, уже позже зарегистрировал доменное имя drop.org (drop в переводе с английского языка означает «капля»). Сейчас в интернете работает на Drupal более 120 тысяч сайтов.

Объясняется это бесконечными возможностями Drupal: к имеющемуся функционалу программного продукта легко подключается множество дополнительных функций за счет присоединения новых модулей. Бесконечность возможностей отражается в эмблеме проекта Drupal: две капли, расположенные горизонтально образуют знак бесконечности.

Основное назначение проекта: управление контентом (документами), который наполняет сайты. Сайтами с большим объемом контента, который должен часто обновляться, трудно управлять в связи с большими затратами. Удобным инструментом является Drupal. Drupal имеет очевидные преимущества в ряду представителей CMS: обладает уникальной возможностью структурирования и архивирования всех поступающих материалов и их изменений. Внедрение программ управления своими сайтами особенно необходимо тем компаниям, для которых офисный переезд, а с ним и перевозка всех бумажных архивов – обычное и часто повторяющееся дело. Таким компаниям необходим хорошо структурированный и архивированный электронный архив.

Drupal – это успешно развивающееся СПО, продукт с оптимальной архитектурой достаточно высоким уровнем качества. Развитие проекта наглядно продемонстрировано в Drupal Commons 1.0. Он может быть полезен крупным компаниям для создания корпоративной информационно-управляющей системы. Этот продукт отличается от СПО Drupal тем, что представляет собой готовый пакет пригодный для управления документооборотом компании.

Применение в некоторых компаниях SharePoint уже показало недостатки данного продукта, а внедрение Drupal Commons 1.0 вселяет оптимизм, что это более удобный инструмент, который позволит оптимизировать очень большой пласт рутинной работы и позволит решить ряд долгоиграющих вопросов и проблем.

Перед любой успешной компанией стоит задача своевременно реагировать на изменение внешней среды: исполнять все вводимые в действие впервые или изменяемые Законы и другие нормативно-правовые акты. В компании должна быть своевременная и адекватная реакция на эти изменения и осознание последствий невыполнения. Один новый закон или одни новые типовые правила для конкретной отрасли требует внесение изменений функционала нескольких служб компании, а это, как правило, разработка новых или пересмотр действующих документов, которых может быть сотни. За этим следуют процедуры их ввода в действие, ознакомление персонала с этими документами (часто под роспись), оформление инструктажей, создание учетных копий, их регистрация и рассылка. Можно себе представить, какие это громадные трудозатраты, а если нет автоматизированной процедуры, то контроль выполнения, как правило, не эффективен. Есть еще одна сторона документооборота – это касается организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, издаваемые на всех уровнях структуры). Этот пласт такой же огромный и трудоемкий.

Следующее большое направление – управление персоналом (приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, ведение личных дел сотрудников, инструкции). Должностные инструкции, рабочие инструкции и инструкции по охране труда – это те документы, которые должны оперативно пересматриваться, все изменения должны регистрироваться и архивироваться. Срок хранения этих инструкций очень большой. Что касается должностных и рабочих инструкций, то они должны быть выданы каждому сотруднику под роспись (учтенная и зарегистрированная копия). Технологические и конструкторские документы, документы по охране труда и промышленной безопасности, по качеству продукции – это не полный перечень документооборота серьезной промышленной компании. В результате в компании создается огромный (многотонный) архив документов на бумажном носителе, хранение которых по действующим нормам допустимо в электронном виде, но из-за отсутствия автоматизированной процедуры необходимы услуги грузчиков.

Появление проекта Drupal Commons 1.0 актуально – это реальная возможность оптимизировать документооборот компании, благодаря таким возможностям, как: Пересечение возможностей сайтов и файлов по своему содержанию (общая база пользователей, общие настройки, единовременное изменение ряда документов при помощи механизма рубрикации документов). Хранение архива документов и всех изменений к ним.

Разграничение статуса пользователей и документов, а также доступа к ним. Уведомление об изменениях документов. Оптимизация документооборота позволит улучшить условия труда работников архива компании (как правило, это женщины) в обязанности которых входит постоянная сортировка документов и сдача их в Государственный архив или на утилизацию. Хлопотно и трудоемко не меньше, чем квартирный переезд. Повышение оптимизации документооборота улучшит и общие экономические показатели компании.

Комментарии

Добавить новый

Поиск